Aggiornato: 2026-09-26

Messaggi agli ospiti per affitti brevi: esempi pronti per ogni fase del soggiorno

Comunicare bene con l'ospite non significa scrivere tanto, ma scrivere al momento giusto. Un host che manda il messaggio giusto nel momento giusto previene la maggior parte delle domande e dei piccoli malintesi che rovinano un soggiorno altrimenti tranquillo. In questa guida vediamo i momenti chiave in cui vale la pena scrivere, con esempi pratici in italiano e in inglese.

Perché contano i tempi, non solo il contenuto

Molti host scrivono messaggi corretti nel contenuto ma nel momento sbagliato: le istruzioni di check-in arrivano troppo tardi, il promemoria del check-out non arriva affatto, la richiesta di recensione arriva a soggiorno già dimenticato. Il risultato è lo stesso di non aver scritto nulla, o quasi.

Vale la regola opposta: pochi messaggi, ma mandati al momento in cui l'ospite ne ha davvero bisogno.

I momenti chiave

1. Conferma prenotazione

Il primo messaggio, mandato appena la prenotazione è confermata. Serve a rassicurare l'ospite che è tutto a posto e ad anticipare, in poche righe, cosa riceverà nei giorni successivi (per esempio la richiesta dei documenti).

Italiano

Ciao [nome], grazie per aver prenotato [nome struttura]! La tua prenotazione è confermata dal [data arrivo] al [data partenza]. Nei prossimi giorni ti scriverò per i documenti necessari e le istruzioni per il check-in. Se hai domande nel frattempo, scrivimi pure qui.

English

Hi [name], thanks for booking [property name]! Your stay is confirmed from [check-in date] to [check-out date]. I'll message you soon with the details needed for check-in and any documents required. Feel free to reach out if you have questions in the meantime.

2. Richiesta documenti prima dell'arrivo

Va mandata con un anticipo ragionevole rispetto all'arrivo, non all'ultimo momento: raccogliere i documenti di tutti gli ospiti richiede tempo, ed è un passaggio necessario perché tu possa fare la comunicazione alla Questura tramite Alloggiati Web. Ricorda che questa comunicazione va fatta entro 24 ore dall'arrivo (entro 6 ore se il soggiorno dura meno di 24 ore), per tutti gli ospiti, bambini compresi: se trovi utile una guida passo passo su come funziona, ne trovi una dedicata.

Italiano

Ciao [nome], mancano pochi giorni al tuo arrivo! Per legge devo registrare tutti gli ospiti (anche i bambini) presso le autorità. Potresti inviarmi nome, cognome, data e luogo di nascita e cittadinanza di ogni persona che soggiornerà con te, più tipo e numero del tuo documento? Al check-in ti chiederò di mostrarmi i documenti per il riconoscimento. Grazie in anticipo!

English

Hi [name], your check-in is coming up soon! I'm required to register all guests staying with you (children included) with the local authorities. Could you send me the full name, date and place of birth and nationality of each guest, plus the type and number of your ID document? At check-in I will ask you to show the documents for identification. Thanks in advance!

3. Istruzioni check-in

Va mandata il giorno prima dell'arrivo o la mattina stessa, con orario, modalità di accesso e un contatto diretto in caso di ritardo o imprevisto.

Italiano

Ciao [nome], ci siamo quasi! Il check-in è dalle [orario] alle [orario] all'indirizzo [indirizzo]. Trovi le chiavi [dettagli accesso, es. nella cassetta con codice]. Se arrivi prima o dopo l'orario previsto, scrivimi qui e ci organizziamo. A presto!

English

Hi [name], almost there! Check-in is between [time] and [time] at [address]. You'll find the keys [access details, e.g. in the lockbox, code below]. If you're arriving earlier or later than planned, just message me and we'll sort it out. See you soon!

4. Benvenuto il primo giorno

Un messaggio breve, mandato poche ore dopo l'arrivo previsto, per assicurarsi che tutto sia andato bene e ricordare che sei disponibile.

Italiano

Ciao [nome], benvenuto/a! Spero che l'arrivo sia andato liscio. Trovi tutte le info sulla casa nel welcome book (wifi, elettrodomestici, rifiuti e qualche indirizzo dove mangiare). Se manca qualcosa o hai bisogno di aiuto, scrivimi pure in qualsiasi momento.

English

Hi [name], welcome! I hope check-in went smoothly. You'll find everything about the place in the welcome book (wifi, appliances, waste sorting, and a few restaurant tips). If anything's missing or you need help, just message me anytime.

5. Promemoria check-out

Va mandato il giorno prima della partenza, con orario e le poche cose da fare prima di uscire (chiavi, luci, finestre).

Italiano

Ciao [nome], domani è il giorno della partenza! Il check-out è entro le [orario]. Prima di uscire, ti chiedo di lasciare le chiavi [dove], spegnere luci e climatizzatore e chiudere le finestre. Grazie per il soggiorno, spero ti sia trovato/a bene!

English

Hi [name], tomorrow's your check-out day! Check-out is by [time]. Before you leave, please leave the keys [where], turn off lights and AC, and close the windows. Thanks for staying with us, I hope you had a great time!

6. Ringraziamento e richiesta di recensione

Va mandato dopo la partenza, non prima: chiedere una recensione mentre l'ospite è ancora in casa mette pressione e spesso ottiene l'effetto opposto. Il messaggio deve restare semplice e diretto, senza legare la richiesta a sconti o piccoli regali: la recensione deve riflettere l'esperienza vera dell'ospite, non uno scambio.

Italiano

Ciao [nome], grazie ancora per aver scelto [nome struttura]! Spero che il soggiorno sia stato piacevole. Se hai un minuto, una tua recensione mi aiuterebbe molto a far conoscere la struttura ad altri viaggiatori. Buon proseguimento e a presto!

English

Hi [name], thanks again for staying at [property name]! I hope you enjoyed your time here. If you have a minute, a review would really help other travelers find this place. Safe travels, and hope to host you again!

Consigli su tono e tempi

Tono. Scrivi come parleresti di persona: cordiale, diretto, senza formule troppo rigide né eccessi di entusiasmo. L'ospite deve sentire che sta scrivendo a una persona, non leggendo un modulo.

Tempi. Ogni messaggio ha un momento naturale in cui è più utile: la conferma appena prenota, i documenti con anticipo, il check-in il giorno prima, il benvenuto poche ore dopo l'arrivo, il check-out il giorno prima della partenza, la recensione dopo che è già ripartito. Anticipare o ritardare questi momenti ne riduce l'efficacia.

Personalizzazione minima. Non serve riscrivere ogni messaggio da zero: bastano modelli come questi, con i campi tra parentesi quadre da compilare di volta in volta. La costanza nel mandarli conta più della originalità del singolo testo.

Checklist rapida

• ☐ Ho un messaggio pronto per la conferma della prenotazione
• ☐ Ho un messaggio per chiedere i documenti con anticipo sufficiente
• ☐ Ho un messaggio con le istruzioni di check-in, mandato il giorno prima o la mattina stessa
• ☐ Ho un messaggio di benvenuto per il primo giorno
• ☐ Ho un promemoria di check-out mandato il giorno prima della partenza
• ☐ Ho un messaggio di ringraziamento e richiesta di recensione, mandato dopo la partenza
• ☐ Ho versioni in italiano e in inglese di tutti i messaggi
• ☐ Non lego mai la richiesta di recensione a sconti o regali

Risorse gratuite

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