Aggiornato: 2026-09-26

Welcome book per affitti brevi: cosa scrivere (guida pratica per host)

Se gestisci un appartamento per affitti brevi, probabilmente ricevi sempre le stesse domande: dov'è il wifi, come funziona la lavatrice, a che ora è il check-out, dove si buttano i rifiuti. Un welcome book ben fatto risponde in anticipo a quasi tutte queste domande, e questo si traduce in meno messaggi da gestire e in ospiti più sereni, che tendono a lasciare recensioni migliori. In questa guida vediamo cos'è, quali sezioni includere e come scriverlo bene.

Cos'è un welcome book

Il welcome book è un documento (cartaceo, digitale o entrambi) che l'host lascia all'ospite con tutte le informazioni pratiche sulla casa e sulla zona. Non è un semplice biglietto di benvenuto: è una guida operativa che copre check-in, elettrodomestici, regole della casa, trasporti e contatti in caso di problemi.

Non sostituisce i messaggi che invii prima e durante il soggiorno, ma li rende più leggeri: se l'ospite ha già la risposta scritta davanti, non ha bisogno di scriverti per chiedertela.

Perché riduce le domande e migliora le recensioni

Gli ospiti fanno domande soprattutto quando si sentono incerti: non sanno come funziona qualcosa, non trovano un'informazione, non sono sicuri delle regole. Un welcome book chiaro elimina gran parte di questa incertezza prima ancora che nasca.

Due effetti pratici che noti quasi subito:

• meno messaggi ripetitivi da gestire durante il soggiorno, quindi meno tempo che dedichi all'assistenza;
• ospiti che si sentono più accompagnati, il che pesa spesso nelle recensioni: chi si sente "lasciato solo" tende a segnalarlo, chi trova tutto spiegato bene tende ad apprezzarlo.

Un welcome book non risolve tutti i problemi (un elettrodomestico rotto resta un elettrodomestico rotto), ma riduce di molto le domande che nascono solo per mancanza di informazioni.

Le sezioni da includere

Un welcome book completo copre in genere queste aree.

Benvenuto

Poche righe con il nome della struttura, un saluto e un ringraziamento per aver scelto il tuo alloggio. Non serve altro: è l'apertura, non il contenuto principale.

Check-in e check-out

Orari, modalità di accesso (chiavi, codice, lockbox), e cosa fare se l'ospite arriva prima o dopo l'orario previsto. Indica anche l'orario di check-out e cosa lasciare in ordine prima di uscire (per esempio chiavi, luci, finestre).

Wifi

Nome della rete e password, ben visibili. È una delle informazioni più cercate nelle prime ore, quindi mettila in un punto facile da trovare, non in fondo al documento.

Regole della casa

Orari di silenzio, regola su feste o visite, eventuale divieto di fumo, politica sugli animali. Scrivile in modo diretto, senza toni severi: sono informazioni, non rimproveri preventivi.

Elettrodomestici

Istruzioni brevi su lavatrice, lavastoviglie, forno, aria condizionata o riscaldamento, caldaia se serve accenderla manualmente. Meglio poche righe chiare per ogni apparecchio che un unico paragrafo confuso.

Rifiuti e raccolta differenziata

Dove si trovano i bidoni, come è organizzata la raccolta differenziata nella zona, e i giorni di ritiro se il tuo Comune li prevede. È una delle domande più frequenti per chi arriva da un'altra città o dall'estero e non conosce le regole locali.

Trasporti

Come arrivare dal punto di arrivo (stazione, aeroporto) all'appartamento, fermate di bus o metro più vicine, dove parcheggiare se l'ospite ha l'auto.

Dove mangiare

Qualche indirizzo che conosci bene, senza esagerare con l'elenco: 4-5 posti diversi per fascia di prezzo o tipo di cucina sono più utili di una lista lunghissima.

Emergenze e numeri utili

Il numero di emergenza unico europeo, il 112, va sempre incluso in modo ben visibile. Aggiungi anche il numero del pronto soccorso più vicino se lo conosci, e le indicazioni per eventuali emergenze specifiche della casa (per esempio dove si trova il contatore del gas o dell'acqua).

Contatti host

Il modo migliore per raggiungerti (telefono, WhatsApp, messaggi della piattaforma) e le fasce orarie in cui rispondi più velocemente. Se hai un referente locale per le emergenze pratiche, indicalo qui.

Consigli pratici

Bilingue IT/EN. Anche se il tuo ospite tipico è italiano, molti soggiorni brevi coinvolgono persone che non parlano la lingua. Avere il testo in italiano e inglese affiancati (o in due sezioni separate) evita fraintendimenti proprio sulle informazioni più operative, come check-out o wifi.

Stampato e in PDF. Una copia cartacea in casa è comoda per chi non vuole aprire il telefono ogni volta, ma vale la pena avere anche una versione PDF da inviare prima dell'arrivo: così l'ospite arriva già informato, non lo scopre solo quando è già in casa.

Aggiornalo. Una password wifi cambiata, un elettrodomestico nuovo, un ristorante chiuso: il welcome book invecchia in fretta se non lo controlli ogni tanto. Rivedilo prima di ogni stagione o comunque quando cambi qualcosa in casa.

Errori da evitare

• Scriverlo troppo lungo: se l'ospite deve scorrere dieci pagine per trovare la password del wifi, il documento perde la sua funzione.
• Lasciarlo solo in un formato: se hai solo la versione cartacea, chi arriva di notte o senza aver ancora messo piede in casa non può consultarlo prima.
• Dimenticare di aggiornarlo dopo un cambiamento in casa, che è probabilmente l'errore più comune e quello che genera più domande inutili.
• Includere informazioni normative complesse (per esempio sul CIN o sulla comunicazione degli ospiti alle autorità): quello è un capitolo a parte, che riguarda te come host, non l'ospite. Se vuoi approfondire questi aspetti, trovi le guide dedicate su come esporre il CIN e su come funziona Alloggiati Web.

Checklist rapida

• ☐ Ho scritto la sezione di benvenuto
• ☐ Ho spiegato check-in e check-out con orari e modalità di accesso
• ☐ Ho inserito rete e password del wifi in un punto ben visibile
• ☐ Ho scritto le regole della casa in modo chiaro e non severo
• ☐ Ho spiegato il funzionamento degli elettrodomestici principali
• ☐ Ho indicato dove si trovano i bidoni e come funziona la differenziata
• ☐ Ho aggiunto indicazioni sui trasporti e sul parcheggio
• ☐ Ho inserito 4-5 indirizzi dove mangiare
• ☐ Ho messo in evidenza il numero 112 e altri contatti utili
• ☐ Ho lasciato i miei contatti e le fasce orarie in cui rispondo
• ☐ Ho preparato sia la versione cartacea sia il PDF
• ☐ Ho controllato che tutto sia ancora aggiornato

Risorse gratuite

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Contenuto informativo aggiornato a settembre 2026, non è consulenza legale o fiscale. Testi preparati con l'aiuto di un'intelligenza artificiale e rivisti sulle fonti ufficiali indicate.